"Les données non structurées représentent jusqu'à 80 % de l'empreinte des données d'une organisation." - Gartner

Comme le stockage des fichiers se développe rapidement d'année en année, de nouveaux défis se posent pour assurer la sécurité des données et le contrôle des systèmes de stockage.

Qui possède quels fichiers ? Quels fichiers occupent quel volume de stockage dans l'entreprise ? Quels fichiers sont devenus obsolètes ? Combien de copies d'un fichier existe-t-il et où ? Existe-t-il des anciens fichiers qui contiennent des données sensibles ?

Ces questions nécessitent des réponses actualisées pour garantir que les besoins des entreprises, la conformité et la sécurité des données soient facilement et efficacement satisfaits. Toutefois, en raison du volume considérable de données stockées par les entreprises, la satisfaction de ces besoins requiert de plus en plus de temps et d'énergie.

Qu'est-ce qui contribue à la surabondance de données ?

Les employés qui stockent des fichiers personnels sur le stockage de l'entreprise, la thésaurisation des données, la mauvaise gestion des données et l'indécision quant aux fichiers qui peuvent être supprimés en toute sécurité conduisent à une surabondance de données - un scénario dans lequel les flux de travail d'une organisation et la performance des serveurs sont entravés par son propre stockage.

Les analystes ont constaté que sur l'ensemble des données non structurées stockées par une entreprise, au moins 30 % sont redondantes, obsolètes ou triviales (ROT). Cela fait des données ROT le premier contributeur à la surabondance de données et le plus grand défi dans la gestion des données.

Qu'est-ce que les données ROT exactement ?

Tout fichier inutile, obsolète, ancien, non pertinent, en double, orphelin ou non professionnel est une donnée ROT. Voyons cela plus en détail.

• Données redondantes : Ce sont des copies de fichiers qui sont stockées à plusieurs endroits sur vos serveurs.
• Données obsolètes : Il s'agit de fichiers qui n'ont pas été utilisés depuis longtemps et dont on n'aura probablement plus jamais besoin.
• Données triviales : Il s'agit de fichiers qui ne sont pas pertinents pour l'entreprise, tels que les fichiers musicaux et les fichiers multimédias volumineux, les fichiers personnels des employés actuels, etc.

À moins que les entreprises ne fassent des efforts ciblés pour gérer et atténuer les données ROT, elles continueront à accumuler des fichiers indésirables dans les dispositifs de stockage primaires.

Pourquoi les données ROT posent-elles un problème ?

Les fichiers ROT occupent un espace précieux dans les dispositifs de stockage primaire et entravent la visibilité et l'accessibilité des données. Ils conduisent également à :

• L'augmentation des coûts de stockage : Si les employés continuent à stocker des fichiers autrefois critiques dans un stockage de niveau 1 coûteux, l'entreprise devra éventuellement acheter de l'espace de stockage supplémentaire. Si l'on tient compte de facteurs tels que le prix du matériel de stockage, le personnel et l'administration, les logiciels de sécurité et d'analyse des données, etc., le coût annuel du stockage des fichiers ROT est d'environ 1 930 € par To.
• Une efficacité commerciale réduite : Plus les données sont nombreuses, plus il faut de temps et de ressources pour les sauvegarder, les analyser, y accéder et les classer. Cela crée un cercle vicieux d'inefficacité dans l'analyse du stockage et d'augmentation des coûts de gestion des données, ce qui entrave l'adoption du stockage dans le cloud et affecte l'innovation.
• Au ralentissement des analyses de découverte des données : La recherche rapide d'informations est cruciale pendant les processus d'évaluation des risques et de découverte juridique. Les données ROT ralentissent l'identification des données pertinentes et réglementées.
• Aux risques liés à la sécurité des données : Comme les fichiers ROT sont laissés intacts pendant de longues périodes, leurs autorisations sont souvent dépassées ou basées sur des stratégies de sécurité de fichiers obsolètes. Cela laisse une chance étonnamment élevée que l'un d'entre eux soit accessible par des comptes d'utilisateurs inactifs et les rend vulnérables aux violations de données.
• Un risque de sanctions en cas de non-respect : Les informations qui sont stockées au-delà de leur période de conservation légale augmentent le risque de sanctions pour non-conformité. En outre, les anciens fichiers peuvent contenir des données personnelles sensibles comme des informations sur les cartes de paiement (PCI), des informations d'identification personnelle (PII) et des informations électroniques de santé protégées (ePHI), sans que les mesures de sécurité mises en place pour les protéger soient suffisantes.

Comment pouvez-vous gérer les données ROT ?

Le simple achat de nouveaux dispositifs de stockage n'est pas la solution à la surabondance de données. Une approche holistique de la gestion des données ROT est nécessaire, allant de la mise à jour des directives de conservation des données à la mise en place de processus pour purger les données inutiles. L'élimination des anciens fichiers, en double et non professionnels contribue à améliorer la sécurité des données et l'efficacité organisationnelle.

Pour réduire le volume des données de la ROT, suivez ce processus en quatre étapes :

1.Mettre à jour les stratégies de stockage

Mettre en place des stratégies de conservation des données personnalisées en fonction de vos tendances en matière de génération et de stockage des données. Il n'existe pas de solution unique et les besoins organisationnels changent constamment. Des stratégies de stockage actualisées améliorent la gouvernance de l'information et limitent les données ROT à leur source.

2.Découvrir les fichiers ROT dans votre environnement de stockage

Mettre en place une solution d'analyse de fichiers pour localiser les fichiers non professionnels, les fichiers qui sont restés intacts pendant de longues périodes, les copies et autres fichiers indésirables.

3.Mettre en place des flux de travail pour gérer les fichiers inutiles

Configurer l'archivage et la suppression des fichiers indésirables en fonction des stratégies. Cela permettra de libérer de l'espace disque, d'améliorer les performances des périphériques de stockage et de garantir la disponibilité continue du stockage.

4.Répéter périodiquement

La gestion des données ROT est un processus continu. Les RSSI doivent périodiquement analyser les data stores pour y rechercher des données non pertinentes et réagir en les purgeant ou en les déplaçant vers des dispositifs de stockage secondaires.

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Lakshmi, Product Marketing Specialist