Les données redondantes, obsolètes et insignifiantes (ROT) désignent les informations hébergées dans des référentiels de données qui ne sont pas utilisées ou qui ne sont pas nécessaires aux activités actuelles de l'entreprise. Il s'agit de fichiers qui traînent dans vos bases de données et qui augmentent les coûts de stockage des données.
Qu'est-ce que les données ROT ?
Les données ROT comprennent, sans s'y limiter, les éléments suivants :
- Les anciens fichiers qui ne sont plus nécessaires.
- Fichiers obsolètes qui appartiennent aux utilisateurs actuels mais qui ne sont pas utilisés ou dont des versions plus récentes sont en cours d'utilisation.
- Fichiers obsolètes appartenant à des utilisateurs inactifs.
- Instances dupliquées de fichiers qui ne servent à rien.
- Logs et fichiers triviaux contenant des informations qui ne sont pas nécessaires aux activités de l'entreprise, à la conformité ou à d'autres exigences.
En éliminant les fichiers et dossiers indésirables, les entreprises peuvent consacrer leur argent et leurs efforts à la sécurisation des données critiques.
Les pièges du stockage des données ROT
Les données ROT représentent probablement une grande partie de vos stocks de données. Voici un exemple rapide pour illustrer pourquoi c'est un tel problème : imaginez que vous deviez parcourir des tiroirs et des tiroirs de documents pour trouver un seul dossier. Dans le contexte numérique, cela représente des heures et des heures de recherche dans les archives, ce qui représente une perte de temps et de main-d'œuvre. Les autres inconvénients des données ROT non contrôlées sont les suivants :
- Données personnelles non sécurisées
Les anciens dossiers peuvent contenir des informations personnelles identifiables, telles que des coordonnées ou des informations médicales, et ces données doivent être localisées et sécurisées afin d'éviter les vols ou les fuites.
- Stockage de données mal utilisé
Si vous n'effacez pas les données ROT, vous devrez peut-être acheter davantage de stockage pour faire face à la croissance exponentielle des données. Le stockage des données ROT signifie que vous perdez de l'espace de stockage qui pourrait être utilisé pour des données essentielles.
- Exploitation de fichiers obsolètes ou cachés
Les fichiers oubliés sont laissés par d'anciens employés ou d'autres parties prenantes lorsqu'ils cessent de faire partie de l'organisation. Les fichiers oubliés dont l'accès est ouvert peuvent exposer des données inutiles à des initiés ou à d'autres utilisateurs.
Face à l'augmentation des coûts et aux menaces qui pèsent sur la sécurité, les entreprises cherchent à gérer efficacement leurs stocks de données. La première étape vers une gestion efficace des coûts de stockage consiste à comprendre comment les données ROT affectent votre organisation.
Calculer le coût réel du stockage des données ROT
Examinons brièvement le coût du stockage des données redondantes ou obsolètes. Le calcul ci-dessous est basé sur les résultats des données ROT du rapport Databerg 2019 et des données IT Key Metrics 2019, mentionnées ci-dessous :
- Le coût du stockage des données brutes s'élève à 1 404$ par TB, supposé constant pour une période de cinq ans.
- Les données totales pour ce calcul sont supposées être de 100TB.
- 33% des données totales sont des données ROT.
La forte augmentation des coûts de stockage ROT pour une croissance des données de 25 % et 35 % se présenterait alors comme suit.
Comme le montre le graphique, le coût des données ROT est une source de préoccupation majeure qui doit être prise en compte.
Comment minimiser les coûts de stockage des données ROT
L'augmentation regrettable des coûts de stockage des données ROT peut être atténuée par le nettoyage de vos fichiers afin d'éliminer les informations non désirées. Pour gérer les données ROT afin de réduire les coûts de stockage et d'optimiser le stockage des fichiers :
- Utilisez un analyseur de serveur de fichiers pour éliminer les anciens fichiers qui ne contiennent pas d'informations essentielles.
- Éliminez les versions excessives de fichiers en double pour économiser de l'espace disque.
- Déplacez les données archivées ou les données à faible impact vers des sauvegardes en cloud, et économisez le stockage hors ligne pour les données en cours d'utilisation.
- Examinez périodiquement les données anciennes, dupliquées ou obsolètes dans les référentiels physiques et en cloud afin de vous débarrasser de tout fichier indésirable. Cela permettra également de repérer tout risque de sécurité pouvant découler de stocks de données non gérés.
L'étape suivante pour résoudre les problèmes liés aux données ROT consiste à utiliser des outils et des pratiques de stockage de fichiers afin de réduire les données accumulées dans vos référentiels de fichiers. ManageEngine DataSecurity Plus propose un outil d'analyse dynamique des fichiers qui vous aide à localiser les fichiers anciens, périmés, inutilisés et dupliqués à l'aide de leur date de dernière modification et d'autres attributs. La solution permet également d'analyser les fichiers obsolètes et les dossiers cachés afin de détecter les problèmes d'hygiène des autorisations et d'empêcher les initiés ou les pirates de les exploiter. Essayez-le avec notre version d'essai gratuite de 30 jours entièrement fonctionnelle.